ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD I

Bases de formulación de adquisiciones y sistemas de información

del sector público

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SEMANA1

Introducción

Los Procedimientos de Adquisiciones se dictan en cumplimiento de lo establecido en el Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

Estos procedimientos son relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de los distintos organismos públicos, es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.

En esta materia pasaremos a definir la forma en común como los organismos del Estado realizan los procesos de compra para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del Proceso de Abastecimiento.

En general, el proceso de abastecimiento de las organizaciones públicas se presentará como algunos aspectos claves de una visión moderna del proceso, intentando mostrar ideas prácticas que permitan orientar el desarrollo de las actividades habituales de adquisiciones.

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Ideas fuerza

Manejar el real significado de los procesos relevantes de compras que realiza el estado.

La aplicación de las políticas públicas de abastecimiento de los organismos públicos.

La noción de la importancia de los procesos y las diferentes herramientas para realizar las compras públicas.

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1.

INTRODUCCIÓN A COMPRAS PÚBLICAS

En los últimos tiempos el abastecimiento pasó paso a tomar un papel secundario a uno más estratégico, esto debido a los diferentes avances tecnológicos de la información, la globalización y los procesos de reforma y modernización del Estado.

Los organismos públicos en este último tiempo han notado que las adquisiciones juegan un papel relevante tanto en el cumplimiento de sus objetivos, como en la cantidad de recursos que se emplea para cumplirlos. Además, en el caso del sector público, la preocupación por la transparencia juega un rol fundamental en este cambio de visión de las instituciones.

El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse Cadena de Suministro, en términos generales este concepto engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda.

En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

Los principios orientadores de los procesos de compras y contrataciones del sector público son:

Eficacia: entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización.

Eficiencia: en términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos; por un lado, cuidar que la relación entre la calidad de los productos y sus costos sea la adecuada y, por otro, que el proceso de compra sea realizado sin usar más recursos que los estrictamente necesarios. Transparencia: como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de compras y contratación den garantías de transparencia a todos los actores implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera, de manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la competencia.

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El deber de las compras y contrataciones y servicios de un organismo público no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones de un organismo público, sino es un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.

Una de las primeras etapas para para dar inicio a una adquisición en los organismos públicos es tener en claro cuál es la definición de requerimientos, esta es la primera etapa del proceso y probablemente una de las más importantes, aquí comienza con la detección de necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer la necesidad del organismo.

En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios en un requerimiento para los proveedores (Oferentes), esto implica definir la necesidad y determinar cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar.

Figura 1: Planificación de Compras DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTO SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRAS LLAMADO Y RECEPCIÓN DE OFERTAS EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ADJUDICACI ÓN Y EVALUACIÓN EJECUCIÓN Y GESTIÓN DEL CONTRATO

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Definición de requerimiento

Ésta comienza con la detección de la necesidad y termina con la definición del producto o servicio que permita satisfacer la necesidad.

Una buena definición de requerimiento permite que los compradores como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la mejor manera posible. En el caso de los compradores deben tener claro ¿qué pedir? ¿cómo pedir? y ¿cómo evaluar? Las alternativas de los productos o servicios que necesitamos adquirir con los proveedores tendrán un margen mucho más amplio de lo que se necesita, y así poder ofertar y en este grado se ajustarán las ofertas a las necesidades de abastecimiento (compradores). En términos generales, se trata de traducir la necesidad de lo que se va adquirir.

En primera instancia hay que tener una descripción y esta se refiere al detalle de lo solicitado, es decir, las especificaciones técnicas de los bienes o servicios consiste en la definición de forma precisa e inconfundible, con nomenclatura y caracteres científicos y técnicos que correspondan, es decir que se incluye toda especificación que deban reunir los bienes o servicios a contratar.

En los casos especiales originados en razones científicas, técnicas o de probada conveniencia de los bienes o servicios, no se debe pedir marca determinada, quedando entendido que si se menciona “marca” o “tipo”, será al solo efecto de señalar características generales del objeto pedido, sin que ello implique que no podrán proponerse artículos similares, de otras marcas o tipos.

Asimismo, también debe indicarse si se requiere la presentación de muestras, por considerarse indispensable, con indicación de cantidad, tamaño, etc., según corresponda. Para hacer referencia al motivo, uso o aplicación de los bienes / servicios que se deben utilizar por las unidades y, en caso de corresponder, su justificación conforme al proyecto o necesidad del organismo público.

Actores

En principio, hay dos actores que participan en el proceso: los usuarios internos que tienen la necesidad de satifacer a los diversos departamentos que existen en las entidades públicas, las unidades de abastecimientos o de adquisiciones que son los encargados en realizar las compras públicas o contratación de servicios.

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Según la complejidad de los requerimientos, puede ser necesario involucrar a más partes en este proceso, como a expertos que contribuyan y asesoren en las Especificaciones Técnicas (E.E.T.T.) de los requerimientos e incluso a los eventuales proveedores para que presten ideas innovadoras que podrían resolver las necesidades a las compras.

Para conseguir buenas definiciones de requerimientos hay aspectos claves que se deben ejercer en las unidades de compra como las que podemos nombrar a continuación:

 Hacer participar al usuario o cliente externo.

 Cuando exista el requerimiento y si en este caso es complejo, hay que consultar a los expertos, en este caso a proveedores de productos que nos ideen las EETT del producto o servicio (estas consultas mediante mercado o investigación de mercado).  Utilizar información de otras adquisiciones realizadas por el estado en las plataforma

www.mercadopublico.cl

 Redactar en las bases administrativas generales aspectos técnicos relevantes y términos de referencia ajustados a la necesidad del servicio.

1.1. Selección de Mecanismos de Compra

Una vez que se defina qué se necesita comprar, es necesario determinar qué mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley, y la utilización de ésta, se encuentra declarada en un marco normativo.

Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia, la eficacia y la transparencia, tal como demuestra la experiencia nacional e internacional, mientras más abierta y competitiva sea el mecanismo de compra seleccionado, mejores posibilidades de ser:

Efectivos: Ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos. Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opción existente en el mercado, mejor precio y lograr una mejor relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.

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Los mecanismos que establece la ley para la realización de compras públicas y contratos de suministros son:

Catálogo Electrónico de Convenios Marco: Se trata de un sistema pensado especialmente para las compras habituales o estándares. La Dirección de Compras y Contratación Pública realiza licitaciones públicas a partir de las cuales elabora el Catálogo Electrónico. De acuerdo a lo establecido por la Ley de Compras Públicas, la mayoría de las adquisiciones debieran realizarse por esta vía, ya que el procedimiento con que se realiza da amplias garantías de transparencia y permite compras eficaces y eficientes.

Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo tanto, su uso corresponde siempre, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico o corresponda a una excepción contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia participación, ya que es un llamado abierto.

Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. A diferencia de la Licitación Pública, en este mecanismo concursan sólo los proveedores invitados por la entidad licitante.

Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. Puede ser un proceso abierto o privado, o la emisión directa de la orden de compra a un proveedor, dependiendo de la excepción que se trate. Es fundamental resaltar que los procedimientos establecidos en la Ley y el Reglamento de Compras son totalmente consistentes con las recomendaciones disponibles. Se trata de utilizar el camino que, garantizando la mayor transparencia, permita conseguir ofertas generadas a partir de la mayor competencia posible. De esta manera el, proceso permite conseguir ofertas que respondan a nuestras necesidades del modo más económico, más oportuno y más eficiente.

Una tarea que se conecta directamente con esta etapa es la planificación de las compras. En la medida que las adquisiciones se planifiquen más y mejor, las compras resultará más simples y rutinarias, por lo que será posible programarlas y, de este modo, utilizar los mecanismos más adecuados a las características de la compra, evitando al máximo el uso de sistemas excepcionales pero siempre regulándose en la normativa vigente.

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Aun cuando esta etapa es responsabilidad principalmente de la unidad o departamento de abastecimiento, eventualmente en ella pueden participar los departamentos jurídicos, el usuario o cliente interno/externo, que solicita la compra o el servicio para su necesidad.

Para la selección del mecanismo a utilizar es imprescindible tener en cuenta dos aspectos claves:

En primer lugar, es fundamental conocer la Ley 19.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley, de manera de saber cuándo es posible usar cada mecanismo establecido.

En segundo lugar, es muy recomendable tener presente la experiencia y las recomendaciones de los expertos que señalan que es preferible optar por los mecanismos de compra que garanticen mayor competencia entre los oferentes.

1.2 Formulación de bases y términos de referencia

Las bases administrativas generales para la adquisición de insumos o servicios son documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, en esta se describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas”

Estas dan a conocer los principales lineamientos normativos para la Formulación de Bases de Licitación, sus criterios de Evaluación y recomendaciones para la Adjudicación, que permitan a los funcionarios adoptar las competencias necesarias para una eficiente gestión de abastecimiento.

(Art. 2° N° 3, Reglamento) Antecedentes obligatorios

Artículo 22 del Reglamento de Compras:

“Las bases deberán contener, en lenguaje claro y preciso, a lo menos las siguientes materias:

 Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptadas.

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 Condición, plazo y modo en que se compromete el o los pagos.  Plazo de entrega del bien o servicio adjudicado.

 Naturaleza y Monto de las Garantías que la entidad exija a los oferentes.

Art 18 y 20 de la ley N° 19.886, y 21, 58 y 60 R

Señalan los sistemas electrónicos y digitales, así como los formularios de bases que al efecto establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública, constituyen los medios oficiales de comunicación entre cada entidad licitante y los oferentes, de manera que es responsabilidad de las entidades mantener actualizada la información que se publica en el Sistema de Información, de modo que ésta sea veraz e íntegra y, por ende, concordante con el acto administrativo que la contenga.

Art 18 y 20 de la ley N° 19.886, y 21, 58 y 60 R

Los sistemas electrónicos y digitales, así como los formularios de bases que al efecto establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública, constituyen los medios oficiales de comunicación entre cada entidad licitante y los oferentes, de manera que es responsabilidad de las entidades mantener actualizada la información que se publica en el Sistema de Información, de modo que ésta sea veraz e íntegra y, por ende, concordante con el acto administrativo que la contenga.

Dictamen N° 43.011 de 30/07/2010 Contenido Mínimo de las Bases

Artículo 22 del Reglamento de Compras:

“Las bases deberán contener en lenguaje claro y preciso:

1. Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptadas.

ART 22 N°1) REGLAMENTO DICTÁMENES CONTRALORÍA

Las únicas inhabilidades para contratar con el Estado, en las contrataciones afectas a la ley N°19.886, se encuentran contempladas precisamente en el artículo 4° de ésta, siendo improcedente la estipulación de otras que no tengan origen legal.

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Contenido Mínimo de las Bases

Sin indicar marcas. Se vale agregar “o equivalente” Artículo 22 del Reglamento de Compras:

“Las bases deberán contener:

 Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requiere contratar  Etapas y plazos de toda la licitación.

 Condición, plazo y modo en que se compromete el o los pagos.  Plazo de entrega del bien o servicio adjudicado

 Naturaleza y Monto de las Garantías que la entidad exija a los oferentes  Los criterios objetivos que serán considerados para decidir la adjudicación.

 En las licitaciones menores a 1000 UTM y superiores a 100 UTM, definir si se requerirá la suscripción de contrato o si éste se formalizará mediante la emisión de la orden de compra por el comprador y la aceptación por parte del proveedor, en conformidad con lo establecido en el Art. 63 del Reglamento. (Modificación).

 Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o en los últimos dos años.

 La forma de designación de las comisiones evaluadoras.

Las bases podrán contener: (art 23R)

1. Prohibición de subcontratación (circunstancias y alcances)

2. Puntajes o ponderaciones que se asignen a oferentes derivada del cumplimiento de normas que privilegien medio ambiente, contratación de discapacitados y demás materias de alto impacto social. No podrán ser los únicos que se consideren para adjudicar.

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Si la adjudicación no se realiza dentro del plazo:

Se deberá informar en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento e indicar un nuevo plazo para la Adjudicación, debiendo estar contemplada en las bases esta posibilidad. (Art 41R)

Las entidades licitantes deberán publicar oportunamente en el Sistema de Información los resultados de sus procesos. Así como la resolución fundada que declare y/o la declaración de desierto del proceso.

La Entidad Licitante aceptará una oferta mediante acto administrativo, debidamente notificado al adjudicatario y al resto de los oferentes. Para estos efectos deberán publicar la mayor, cantidad de información respecto del proceso de evaluación, se deberá indicar el mecanismo para resolución de consultas respecto de la adjudicación.

(Art. 41 Reglamento)

Mediante esta cláusula "Pacto de Integridad", los proveedores se comprometen, entre otras cosas, a actuar con transparencia, probidad y veracidad en la información y antecedentes presentados en la propuesta.

Principios de la contratación pública Libre concurrencia al llamado

Igualdad ante las bases Artículo 20.-

Las Bases de licitación deberán establecer las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros.

Estas condiciones no podrán afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a todos los oferentes, ni establecer diferencias arbitrarias entre éstos, como asimismo, deberán proporcionar la máxima información a los proveedores, contemplar tiempos oportunos para todas las etapas de la licitación y evitarán hacer exigencias meramente formales, como, por ejemplo, requerir al momento de la presentación de ofertas documentos administrativos, o antecedentes que pudiesen encontrarse en el Registro de Proveedores, en el caso de los oferentes inscritos.

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No discriminación arbitraria

Sujeción estricta a las Bases (Artículo 10 Ley de Compras)

Artículo 10.- El contrato se adjudicará mediante resolución fundada (decreto Firmado del Jefe del Servicio”) de la autoridad competente, comunicada al proponente.

Los procedimientos de licitación se realizarán con estricta sujeción de los participantes y de la entidad licitante, a las bases administrativas y técnicas que la regulen. Las bases serán siempre aprobadas previamente por la autoridad competente.

No formalización

Transparencia y publicidad en las bases administrativas (BA) Artículo 18. Los organismos públicos regidos por esta ley

Deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la ley 19.886, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública.

Los organismos públicos regidos por esta ley no podrán adjudicar contratos cuyas ofertas no hayan sido recibidas a través de los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública. (Excepto 62). www.mercadopublico.cl

(Artículo 18 ley 19.886 y 7 ley 20.285, Sobre Acceso a la Información) Artículo 7°.- Los órganos de la Administración del Estado

Señalados en el artículo 2°, deberán mantener a disposición permanente del público, a través de sus sitios electrónicos, los siguientes antecedentes actualizados, al menos, una vez al mes:

Las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo y para la ejecución de obras, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión, con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o

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Probidad:

“Consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular.”

Figura 2

1.3. Contenido de términos de referencia (t.d.r.)

Los términos de referencia son utilizados para la contratación de servicios de consultoría especializados en evaluación de programas y proyectos gubernamentales tiene como objetivo general orientar a los servidores públicos de entidades gubernamentales en la preparación de los términos de referencia específicos que requieran para la contratación de dichos servicios.

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Los objetivos específicos son:

 Proveer un resumen del contexto de la creciente necesidad de contratar evaluadores externos para realizar estudios de evaluación para el sector público en América Latina y el Caribe.

 Presentar una estructura básica que facilite a los servidores públicos la elaboración de términos de referencia para la contratación de evaluaciones.

 Ofrecer un instrumento de verificación para validar la coherencia de los términos de referencia elaborados.

 Destacar los principales aspectos gerenciales detrás del uso de la contratación al exterior como un mecanismo de mercado aplicado a la gestión pública.

 Presentar un conjunto de modelos de TDR para estudios de evaluación, así como ejemplos de TDR específicos que sirvan de fuente de consulta.

Contenido básico de los términos de referencia

La elaboración de los Términos de Referencia para la contratación de estudios de evaluación de programas y proyectos gubernamentales deberá contar, mínimamente, con la siguiente estructura básica:

 Antecedentes.

 Objetivo general y objetivos específicos de la consultoría.  Alcance, enfoque de la evaluación, actores implicados y sus

responsabilidades.  Metodología.

 Actividades a realizar.

 Productos e informes a entregar.  Duración del servicio.

 Recursos y facilidades a ser provistas por la entidad contratante.  Perfil del evaluador externo.

 Costos y remuneración.

 Criterio de selección/evaluación.  Confidencialidad de la información.  Anexos.

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conocimientos y habilidades) y experiencias requeridas para cubrir la necesidad que les da origen. De hecho, la preeminencia del trabajo intelectual en la prestación del servicio es la que jurídicamente lo tipifica como trabajo de consultoría o de asistencia técnica. El rol de las áreas técnicas que definen su necesidad es muy relevante ya que se trata de servicios que por su naturaleza son menos tangibles que una obra, en la que pueden existir planos, o bien cuyos atributos pueden ser fácilmente especificados y verificados.

Responsabilidades:

El responsable de la elaboración de los TDR es el área técnica que identifica la necesidad de los servicios a contratar. Esta área juega un rol predominante en la evaluación técnica y económica de las propuestas de los evaluadores externos licitantes, así como en la negociación. En cambio, la que administra el proceso de contratación es usualmente una unidad administrativa o de contrataciones. Es indispensable que exista diálogo, comunicación y coordinación entre ambas entidades en todo momento. En ocasiones, aunque menos frecuente, una única unidad es la que identifica y gestiona los servicios contratados.

Antes de contratar un estudio de evaluación, el área técnica debe certificar que constituye una contraparte adecuada para supervisar y apoyar la consultoría, lo que implica que los funcionarios que se involucran conocen la necesidad, la región o zona donde se llevará a cabo el estudio, el funcionamiento y estructura de la entidad contratante, las fuentes de información que serán utilizadas, las herramientas de gestión de programas, por ejemplo marco lógico, método de ruta crítica, entre otros aspectos.

Metodología de los T.D.R

Los Términos de Referencia suelen no incluir la metodología a emplear en la ejecución de la consultoría, siendo el consultor licitante quien elabora las propuestas en su oferta técnica. En estos casos, la entidad contratante espera que el licitante presente como parte de su oferta la propuesta metodológica o que el consultor la desarrolle como parte de sus servicios. Esta sección indicará esta circunstancia, de forma que los licitantes puedan presentar sus ofertas incluyendo el desarrollo de la metodología como parte de los trabajos a desarrollar. A veces, los criterios de evaluación de las ofertas técnicas incluyen la pertinencia de los métodos propuestos, y la innovación y solidez de la metodología propuesta como aspectos o criterios para calificar la metodología.

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Conclusión

Como pudimos ver en estos puntos, todos los mecanismos de compras públicas están normados por la ley 19.886 y su reglamento, es por ello que se debe lograr que los procesos de compras públicas y sus mecanismos estén necesariamente motivados por la eficacia - eficiencia – transparencia, y además, estar acompañados por los lineamientos internos para que las instituciones públicas se desarrollen en diferentes competencias y busquen madurez en el desarrollo de los sistemas de compras.

Los funcionarios expertos en temas de compras públicas aseguran a las instituciones procesos más viables y se deben complementar con los usuarios para generar una investigación acerca de qué es lo mejor a adquirir y en qué condiciones, siempre asegurando el desarrollo de la institución como su patrimonio.

Planificar las compras nos lleva a una mejor elección del producto o servicio a adquirir ya que los procesos de revisión de las especificaciones técnicas supervisa que las solicitudes estén a la altura de las expectativas que necesitan los usuarios, y cumplan los objetivos propuestos al momento de su adquisición.

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Bibliografía

Documentos

Análisis de las herramientas gerenciales de los lineamientos de monitoreo y evaluación de la Administración pública federal, Report for the LAC Poverty and Gender Group, World Bank, Washington D.C.

Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento

Sitios Web

www.mercadopublico.cl www.contraloria.cl dictámenes www.gobiernotransparentechile.cl www.subdere.cl

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD I

Bases de formulación de adquisiciones y sistemas de información del

sector público

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Introducción

El sistema de información de Compras y contrataciones públicas tiene como objetivo mejorar la transparencia, eficiencia y calidad de los procesos de compras y contrataciones de los Servicios Públicos, así como fortalecer el acceso a mayor y mejor información.

Para la incorporación gradual del mecanismo de certificación ISO 9001:2000 que iniciaron los servicios públicos a partir del año 2006, la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda han elaborad los Manuales de Referencia que definen los requisitos que deberán alcanzar los sistemas del Programa Marco Avanzado para certificarse según la Norma ISO 9001:2000 esto todo en lo referente a sistemas de información.

Los objetivos de estos son servir de guía para apoyar el proceso de Implementación y Certificación de los Servicios. Además tienen un conjunto de requisitos establecidos en las cláusulas de la Norma de compras públicas que van en vía al desarrollo de los respectivos sistemas, la relación entre los procesos institucionales y los sistemas y las directrices para definir las exclusiones de la certificación del sistema.

La estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el Servicio para Implementar el Sistema de Compras y Contrataciones bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificación para ello hace más profesionalizado el sistemas de compras públicas.

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Ideas fuerza

Revisión de los procesos de Implementación y Certificación de los Servicios.

Fortalecer el acceso a mayor y mejor información.

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2. POLÍTICAS DE CALIDAD DEL SISTEMA DE COMPRAS

La política de calidad es una declaración de intenciones globales y orientaciones del Servicio a la calidad que son coherente con la Misión de las entidades públicas. Los elementos

conceptuales asociados a la política de calidad que define la Norma ISO 9001:2000, se señalan a continuación.

Política de la calidad.

La alta Dirección Pública debe asegurarse que la política de la calidad contenga:

a. Sea adecuada al propósito de la organización.

b. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.

d. Es comunicada y entendida dentro de la organización, e. Es revisada para su continua adecuación.

De acuerdo a lo señalado en la cláusula b) la norma establece que el Servicio debe definir explícitamente en la política de calidad un compromiso de cumplir con los requisitos del cliente y con el mejoramiento continuo del sistema.

La Política de Calidad puede ser genérica para la institución pública y en la medida que se integren nuevos procesos o sistemas definir nuevos objetivos de calidad.

Con respecto a la satisfacción de los clientes del Sistema Compras y Contrataciones del sector Público podemos decir que al implementar los Modelo de Gestión de Abastecimiento que permita entregar un servicio eficiente y transparente tanto a los clientes finales como a los proveedores que participen en el proceso.

Estos se refieren mediante la interacción de las actividades que forman parte del proceso de abastecimiento del sector público para proveer de los bienes y servicios que requiere la organización, e informes con datos de operación que permitan verificar la efectividad y

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Asimismo, se deberá considerar las prioridades gubernamentales como otras definiciones de política que, en materias de atribuciones de su servicio, establezca el ejecutivo a través del Ministerio de Hacienda, Secretaria de la Presidencia u otro organismo competente.

Para lograr el mejoramiento continuo del Modelo de Gestión de Abastecimiento, los servicios públicos deben monitorear, evaluar y retroalimentar periódicamente todos los instrumentos implementados para medir la gestión de abastecimiento, de tal forma, que le permitan verificar si cumplen con los estándares de calidad en los resultados, especialmente en los ámbitos de transparencia, eficiencia de procesos, ahorro y fortalecimiento de las capacidades técnicas del personal que forma parte del área de abastecimiento.

Normas de Calidad

Los objetivos de calidad, en el contexto de la administración pública, son la expresión de los logros que se espera que los servicios alcancen respecto a la política de calidad.

Los objetivos de calidad deben cumplir con una serie de requisitos establecidos, respecto a los objetivos de calidad, la Norma ISO 9001:2000 señala lo siguiente:

Cláusula 5.4.1 Norma ISO 9001:2000 Objetivos de la calidad.

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

Tal como señala la cláusula los objetivos de calidad deben ser medibles y consistentes con la política de calidad definida por el Servicio, por lo tanto deben considerar al menos objetivos de calidad referidos a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo, así como a las prioridades establecidos en la Ley de Presupuestos de cada año y los recursos asignados a través de la Ley de Presupuestos.

Objetivos de Calidad

Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad Objetivo del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público. Normalizar según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de compra y

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contrataciones de los Servicios Públicos, mejorando su transparencia, eficiencia y calidad y fortaleciendo el acceso a mayor y mejor información.

Para cumplir el requisito normativo se requiere definir adicionalmente que los objetivos de calidad establecidos señalen el compromiso de la alta dirección con la satisfacción del cliente y por tanto que incluyan el cumplimiento de los requisitos para el producto y, que éstos se establecen adecuadamente en la organización.

Requisitos no considerados

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

La exclusión se refiere a la no aplicabilidad de los requisitos normativos. Los servicios deben identificar las exclusiones al sistema Compras y Contrataciones del Sector Público y justificarlas.

2.1. Proceso de desarrollo del sistema de información de compras

públicas

El sistema debe contar con la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del sistema. En este sentido el Servicio debe documentar con el fin de medirlo, auditarlo y mejorarlo.

Generalidades.

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:

a. Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. b. Un manual de procedimientos de las entidades públicas.

c. Los procedimientos documentados requeridos en esta norma legal Ley 19.886. d. Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz

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La plataforma Chilecompra cuenta con algunos de los requisitos mencionados en la cláusula anterior, específicamente cuenta con registros que evidencian sus procesos, los que deben complementarse con los registros solicitados por los requisitos de la norma.

Requisitos considerados

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir documentos de toma de razón por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Los servicios deben contar con:

 Definición de un procedimiento formal para evaluar periódica y oportunamente todos los contratos vigentes institucionales.

 Definición de un procedimiento interno para elaborar el plan anual de compras de acuerdo a lo establecido en la normativa y evaluar su cumplimiento.

Manual de Calidad del Sistema de Compras y Contrataciones del sector Público

Los manuales de calidad deben incorporar otros antecedentes relevantes según lo requiera el servicio, tales como, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Organigrama del SCCP, Responsabilidades, breve reseña de la Institución y el (los) sistemas descritos.

Adicionalmente, los Servicios públicos deben elaborar un Manual de Procedimientos que señale y describa al menos los procedimientos documentados con el objeto de precisar aquellos aspectos del proceso que requieran una mayor especificidad.

Este Manual es de uso interno de los Servicios y no corresponde a un requisito obligatorio de la norma sino más bien a una sugerencia para apoyar el proceso.

Los documentos necesarios de controlar son definidos por los Servicio públicos y como mínimo deben incluir los requisitos citados. Los documentos pueden ser internos y externos. Control de los Documentos

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a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los

documentos.

d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

e. Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. f. Asegurar que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su

distribución, y

g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

2.2. Dirección de Compras Públicas

Es el servicio que tiene la directa relación con la plataforma www.mercadopublico.cl

La Dirección ChileCompra es la institución que administra el Sistema de Compras Públicas de Chile, ChileCompra (www.chilecompra.cl), a través del cual los organismos del Estado realizan de manera autónoma sus compras y contrataciones y las empresas pueden ofrecer sus productos y servicios.

La operación del Mercado de Compras Públicas de Chile, ChileCompra, se basa en un sistema transparente y eficiente que funciona con un sólido marco regulatorio único, basado en la gratuidad, la universalidad, la accesibilidad y la no discriminación.

Misión, visión y objetivos

Misión: Es la institución pública que facilita la contratación de bienes y servicios de los organismos del Estado, conectando sus necesidades con la oferta de los proveedores, a través del Sistema de Compras Públicas, promoviendo un mercado transparente, probo, accesible e inclusivo.

Visión: Para el 2018, se plantean ser reconocidos por liderar una contratación eficiente e inclusiva en el Estado, a través de una gestión participativa y de excelencia.

Objetivos estratégicos: Chile Compra fundamenta sus acciones a través de tres ejes de acción:

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Figura 1

Organigrama Dirección de Compras Públicas

El equipo de funcionarios que conforman ChileCompra se ordena según unidades y divisiones de la siguiente manera:

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Los Procesos de Direcciones Públicas

Los procesos de la Dirección son aquellos procesos desarrollados en las organizaciones públicas y permiten establecer la estrategia institucional y la política del Servicio, constituyendo el marco de referencia para todos los procesos del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público.

Los procesos de los servicios se definen en la cláusula referente a la “Responsabilidad de los servicios” de la Norma ISO 9001:2000, la que señala:

Compromiso de la dirección de compras públicas con las instituciones públicas es proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia:

a. Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios

b. Estableciendo la política de la calidad

c. Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad d. Llevando a cabo las revisiones por la dirección, y

e. Asegurando la disponibilidad de recursos

Acciones correctivas:

Las acciones correctivas se generan a partir de una no conformidad detectada en el Sistema de Compras y Contrataciones Públicas. Estas acciones pueden originarse como resultado de una auditoria o pueden detectarse en el funcionamiento diario de las actividades. Las no conformidades y/o la solicitud de acciones correctivas están abiertas mientras no se haya verificado el resultado de las acciones correctivas implementadas. Una vez que la acción correctiva implementada sea verificada y aceptada se procederá a cerrar la no conformidad, de lo contrario se tendrá que implementar nuevas acciones correctivas y evaluar nuevamente hasta que se verifique la eficiencia de las mismas, mientras tanto la no conformidad seguirá abierta.

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Procesos operativos

Los procesos operativos constituyen la secuencia de actividades que agregan valor a cada una de las etapas del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público.

Esta secuencia de actividades se considera desde la identificación de los requerimientos del cliente hasta la prestación del servicio y elaboración de informes de gestión de abastecimiento y la retroalimentación de los clientes a los procesos, contribuyendo al mejoramiento continuo del sistema.

El requisito de diseño y desarrollo para el sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público del servicio es considerado una exclusión debido a que el sistema no transforma los requisitos del cliente en especificaciones del producto, ya que estas son señaladas directamente por el cliente a través del documento “Requisitos técnicos y Medios de verificación”. Además no existe un requisito explicitado por el cliente que indique la necesidad de realizar diseño y desarrollo de los productos.

Compras

La organización debe asegurar que los bienes o servicios que se adquieran mediante el sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público para la Institución cumplen los requisitos de compra especificados. Los procesos de compra se consideran a los proveedores externos de carácter privado, como es el caso de empresas de telecomunicaciones, contratistas de infraestructura, imprentas, consultorías de estudios, informáticas, servicios financieros, agencias de viajes, entre otros.

2.3. Operación del sistema de Compras Públicas

El Proceso de Acreditación de Competencias en Compras Públicas efectuado por la Dirección ChileCompra se realiza todos los años de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 Bis del D.S N° 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información.

Para dicho proceso, la Dirección ChileCompra entrega de manera oportuna la guía de procedimientos y la reglamentación correspondiente con el objeto de instruir a los usuarios para su participación.

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Objetivo de la acreditación de competencias

Los funcionarios públicos que participan en los procesos de compras y contrataciones del sistema Chilecompa, deben tener por obligatoriedad la acreditación de sus competencias para operar en la plataforma www.mercadopublico.cl. Dicha acreditación, tiene por objeto verificar que quienes intervienen en los procesos de adquisiciones de cada Entidad, cuentan con las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir las actividades que componen su función laboral. Lo anterior, con el propósito de contribuir al desarrollo profesional de los usuarios del área de abastecimiento, fomentar una gestión transparente y eficiente de las compras públicas y dar cumplimiento a la normativa vigente.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 bis del D.S. N° 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y lo indicado en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información, deben acreditar competencias todas aquellas personas pertenecientes a Organismos Públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su Institución, tengan o no clave de acceso al sistema de compras públicas.

La prueba de acreditación consiste en una evaluación escrita de 60 preguntas de distintas categorías: selección múltiple y casos de decisión. Las respuestas erradas no descuentan, es decir, no se descuentan buenas por malas. Esta prueba tiene por finalidad evaluar los conocimientos teóricos y prácticos de los usuarios respecto de temáticas relacionadas con las compras públicas, gestión de abastecimiento, sistema electrónico de compras y normativa relacionada. Por tal motivo, al momento de estudiar, se debe considerar, entre otros elementos:

a. la Ley y el Reglamento de Compras, b. los Términos y Condiciones de Uso,

c. Dictámenes de Contraloría General de la República, d. Directivas realizadas por la Dirección ChileCompra,

e. además del uso del portal según el correspondiente perfil.

La prueba de acreditación se realiza dos veces al año para todos los perfiles por igual. En el primer semestre en el mes de mayo, y en el segundo semestre, en el mes de octubre.

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Figura 3

Proceso de acreditación 2016

Para el proceso de acreditación del año en curso, deberán participar los funcionarios públicos que, de alguna u otra forma, estén involucrados en el proceso de abastecimiento de su Institución y que se encuentren en alguno de los siguientes casos:

 No cuenten con su acreditación vigente,

 Se encuentren reprobados en procesos anteriores,

 Su ausencia se encuentre justificada para el proceso de octubre 2015,

 Usuarios nuevos que cumplan con los prerrequisitos establecidos en el punto 6 de la presente guía.

Los perfiles que deben participar del proceso de acreditación son los siguientes:  Operador

 Supervisor  Auditor  Abogado

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Además, podrán participar ciudadanos particulares que deseen acreditar sus competencias en compras públicas, realizando su inscripción según lo señalado en el punto 6 de la presente guía y bajo alguno de los perfiles descritos en el párrafo anterior. Por otro lado, los perfiles de Jefes de Servicio y autoridades con incidencia en la toma de decisiones de compra, tales como Subdirectores, Subdirectores Administrativos, Secretarios Municipales, entre otros, deberán participar de un proceso de acreditación especial, el cual será informado con la debida anticipación.

Requisitos de participación

Los usuarios nuevos contarán por un periodo de 6 meses con una clave transitoria de usuario. Pasado este tiempo, para que puedan mantener dicha clave, deberán participar en el proceso de acreditación presencial, luego de lo cual mantendrán la clave por un periodo de 3 años, quedando así acreditados como compradores del sistema de compras públicas de Chile. Luego de ello, deberán someterse nuevamente para ir renovando su certificación. A partir del año 2016, los usuarios nuevos deben cursar la malla curricular completa del proceso, la cual se detalla a continuación, para poder rendir la prueba de acreditación. Con esto se elimina la regla de los 6 meses, por cuanto un usuario nuevo podrá demorarse hasta un año en rendir todos los cursos, según la disponibilidad de talleres que se presenten en sus distintas modalidades, sin necesidad de bloquear su clave. En el caso de los usuarios antiguos (aquel que ya cuenta con clave en Mercado Público y que fue creado antes del 01 de Noviembre de 2015), cuando estos se sometan a un nuevo proceso de acreditación – presencial o e-learning-, deben rendir al menos un curso de esta malla.

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Figura 4

Inscripción a la acreditación

Para la evaluación del primer semestre, para los funcionarios públicos, la inscripción será realizada por el Administrador ChileCompra de cada institución (a través de una aplicación disponible en su escritorio de Marcado Publico) en las fechas establecidas para ello. Para los usuarios particulares, contaremos con un formulario que deberán descargar desde la Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl y enviarlas a través de formulario web Consultas de ChileCompra.

Para la evaluación del segundo semestre será cada usuario el responsable de la inscripción, sea funcionario público o particular. Para ello contaremos con una aplicación en la

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Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl. El Administrador ChileCompra de cada institución podrá descargar desde esta misma plataforma, un listado con todos los usuarios inscritos que pertenecen a su institución. Posterior a la fecha indicada, el proceso de inscripción se cerrará y no se recibirá ningún tipo de solicitud, ni tampoco se agregarán usuarios a las inscripciones ya realizadas.

Los resultados de la prueba de acreditación, son entregados en un plazo máximo de 60 días (corridos) después de la fecha de rendición, y los resultados son publicados en el sitio http://formacion.chilecompra.cl, para lo cual cada usuario debe ingresar a su escritorio privado y buscar los resultados en la sección “Estado de Acreditación”, desde donde podrá descargar su certificado y revisar sus brechas.

En la nómina que se publica en la Plataforma ChileCompra Formación, se indica por cada fase el resultado, y el estado final (acreditado o no acreditado). Así, acreditarán competencias todos aquellos usuarios que participen y obtengan un porcentaje igual o superior a 60% de las respuestas correctas en la prueba de acreditación.

A quienes reprueben o no se presenten a alguno de los dos procesos de acreditación anual, se les bloqueará la clave de acceso al sistema dentro de los 60 días (corridos) siguientes a la fecha de entrega de resultados del respectivo proceso de Acreditación. No obstante, en caso de fuerza mayor –licencia médica, comisión de servicio o citación ante Tribunales de Justicia-, estas fechas de bloqueo podrán ser aplazadas por 30 días másJusticia-, a partir de los 60 días reglamentarios.

Si un usuario que cuenta con acreditación vigente desea participar del proceso de acreditación podrá realizarlo sin problema alguno, sin embargo deberá asumir las mismas reglas que en el caso de cualquier usuario, por tanto, si no se presenta a rendir la prueba, solo podrá justificar su inasistencia con alguna causal de fuerza mayor.

Las claves de acceso al Sistema de Información www.mercadopublico.cl son desbloqueadas a aquellos usuarios que aprueban la prueba de acreditación, dentro de las dos semanas posteriores a la publicación de los resultados del proceso de acreditación de cada semestre. En el caso que un usuario inscrito en el proceso de acreditación por el Administrador ChileCompra, no rinda la prueba de acreditación, sólo podrá justificar su ausencia en atención a las causales indicadas en el punto sexto del Reglamento del Proceso de Acreditación de Competencias Período 2016, es decir:

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La inscripción en estos cursos es de exclusiva responsabilidad de cada usuario nuevo, sin embargo, la Dirección ChileCompra informa de manera oportuna, las fechas de dictación de los cursos e indica el procedimiento de inscripción para ello. Esta notificación es enviada a la casilla de correo electrónico indicada en el perfil de cada usuario de Mercado Público. Esta información de cursos siempre está disponible en la Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl

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Conclusión

Como revisamos, www.mercadopublico.cl es la plataforma en la cual se generan los procesos de compras y contratos de servicios que debe contratar el estado y por ello se hace una herramienta fuerte, que demanda de parte de los funcionarios públicos que la utilizan, estar preparados para las nuevas fórmulas de compras públicas como también capacitarse habitualmente para desenvolverse en ella.

Los modelos de capacitación que ofrece la dirección de compras públicas en sus diferentes formatos siempre tienen la intención de innovar y hacer más didáctico el flujo entre compradores y oferentes del sistema.

Con la rigurosidad de la legislación vigente en lo que respecta a compras públicas, la amplia gama de ofertas de capacitación existente en todo el país, se asegura la solidez del sistema, y usuarios preparados para el uso de ésta.

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Bibliografía

Documentos

Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento

Sitios Web

www.mercadopublico.cl www.formacion.chilecompra.cl www.gobiernotransparentechile.cl

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD II

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SEMANA3

Introducción

La gestión de compras es una de las tareas más importantes en la cadena de suministros. En las instituciones públicas se pueden mejorar con márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada.

Se deben conocer las fuentes de suministro para poder elegir las que cumplan mejor con los requisitos establecidos, por tanto la información es imprescindible para saber hasta dónde pueden llegar en las pretensiones económicas o de servicio.

En este caso, verificaremos el logro de definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento. Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.

El control de gestión de compras daría para un artículo extenso en su análisis desde la iniciación del proceso hasta la culminación de éste, sin embargo vamos a considerar y plantear sólo algunos aspectos relativos a los procesos y sus generalidades

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Ideas fuerza

Revisión de los procesos de información para Compras Públicas

Orígenes de información ya sean internas como externas

Procesos de registros de la información

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1.

INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Las instituciones públicas, en mayor o menor medida, se han visto afectadas, al menos, por dos cuestiones fundamentales: el valor creciente de la información, como parte importante del capital rentable y el concepto de gestión de calidad.

Ambos factores influyen de una manera positiva en la función, cada vez más relevante, que debe tener la gestión de la información y el valor que ésta tiene para aumentar la competitividad y generar beneficios.

La gestión de información de compra es la capacidad de las organizaciones públicas para registrar, procesar, almacenar y distribuir la información relacionada con las compras.

La información es un insumo indispensable para tomar buenas decisiones. Es el resultado del registro y procesamiento de datos básicos y nos permite conocer, combinando elementos cuantitativos y cualitativos, cómo se ha desarrollado una actividad, proyecto, programa o plan. También nos permite controlar y estimar su futuro comportamiento.

La información es un recurso estratégico más de una institución pública. El personal, los medios materiales y económicos del servicio son considerados recursos de la misma índole porque generan mayores rendimientos, es decir, son productivos, pero la información también produce mejores rendimientos ya que tiene la misión de informar, revelar alternativas, reducir incertidumbre y develar soluciones, entre otros usos. La información apoya la toma de decisiones y nos puede volver más competitivos.

La información se puede obtener tanto de recursos organizacionales, como humanos o económicos. Asimismo, el análisis de la información obtenida, requiere de la participación de otros recursos tecnológicos, humanos, etc.

La información no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan, buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la organización en su conjunto. Cuando una unidad operativa genera información, es muy probable que ésta pueda ser útil también para otras unidades.

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La información puede tener uso estratégico de gestión y operativo.

 Uso estratégico: cuando apoya decisiones que afectan al futuro de nuestra organización y a sus usuarios.

 Uso de gestión: cuando permite controlar las actividades y corregir las posibles desviaciones.

 Uso operativo: cuando las personas que la utilizan, lo hacen periódicamente con fines de elaborar productos o servicios.

Los criterios de calidad de la información operan en todos los niveles y en todas las decisiones, y son:

Aportes de la información

Contar con información de calidad permite apoyar distintas áreas de las organizaciones. En primer lugar, facilita la gestión diaria de una organización, ya que si se cuenta con información se podrán realizar las actividades en forma correcta y oportuna, evitando demoras y gastos innecesarios.

En segundo lugar, la disponibilidad de información histórica ordenada apoya la toma de decisiones de mediano y largo plazo en una organización, facilitando la preparación de los fundamentos cuantitativos y cualitativos basados en el comportamiento pasado y permitiendo proyectar futuros escenarios.

Disponibilidad Que exista

Accesibilidad Para quienes la necesiten

Oportunidad En el momento adecuado

Veracidad Información real

Integral Toda la información necesaria

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Entonces, el buen uso de la información permitirá ser:

 Eficaces, pues podremos tomar mejores decisiones para cumplir nuestros objetivos en el abastecimiento y procesos de compra.

 Eficientes, ya que con información adecuada evitaremos pérdidas de tiempo y recursos, realizando cada vez mejor nuestras compras.

 Transparentes, ya que permitirá que todos cuenten con la información acerca del desarrollo y términos de los procesos de compra.

Fuentes de información

La información que usamos en las distintas decisiones puede tener diferentes orígenes. Una clasificación general es distinguir la información que proviene del exterior de la información que se genera internamente. Asimismo, esta clasificación permite distinguir la información que entrega la organización hacia el exterior.

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El origen de la información podrá tener dos tipos de fuente: Interna

 Información de requirentes o clientes internos. Los cuales tienen la necesidad que debemos satisfacer. Esta información por ejemplo, es fundamental para las decisiones de planificación y elaboración del plan de compras.

 Información del plan de compras. Realizar un plan de compras y su posterior seguimiento, nos permite guiar y controlar nuestras compras. De esta manera, podremos tomar medidas correctivas oportunas, y de igual forma, adaptarnos a las condiciones del entorno e ir actualizando nuestro plan, en la medida en que esto fuese necesario.

 Información de anteriores procesos de abastecimiento. Permite, a través de su análisis, comparar actuaciones pasadas, las decisiones tomadas y sus consecuencias, no cometer los mismos errores y poder proyectar futuros escenarios. Por ejemplo, bases realizadas, registros de contratos, evaluación de resultados, evaluación de proveedores, etc.

 Nosotros también somos fuentes de información. Luego de generar información para apoyar una decisión, ésta debe quedar disponible para que la puedan usar otros. Esto es aplicable tanto para la información que generamos para nuestras decisiones, como para información que generamos para entregar a terceros.

Externa

 Información adhoc de proveedores. Esta información complementa nuestra información interna y nos permite satisfacer mejor los requerimientos al insertar variables nuevas para la toma de decisiones sobre cómo definir bien lo que necesitamos.

 Portales de ChileCompra (www.chilecompra.cl), MercadoPúblico

(www.mercadopublico.cl) y Analiza (www.analiza.cl). En estos portales podemos encontrar información que nos puede ayudar a ser “mejores compradores” y tomar mejores decisiones, como por ejemplo:

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- Información de otros compradores, tales como bases, términos de referencia, resoluciones, precio, proveedores, etc.

- Información con documentos de apoyo sobre gestión de abastecimiento, programas de mejoramiento de la gestión, apoyo normativo legal y de capacitación de uso del portal.

- Información acerca de las preguntas frecuentes de compradores y proveedores de ChileCompra.

- Información con diversas noticias, tales como seminarios y encuentros en los que podemos participar.

- Información cuantitativa por medio de informes de gestión de nuestra institución, estadísticas de compras y contrataciones de otros organismos compradores, etc. - Información referente a proveedores inscritos y lo que ofrecen tanto en convenios

marco como en ofertas realizadas a través de otros mecanismos de compra. - Información de bienes o servicios ofrecidos y demandados, que se puede

acceder por medio del catálogo electrónico y de otros mecanismos de compra (estadísticas, bases elaboradas, etc.).

 Información de proveedores publicada en Internet. Internet nos da una infinidad de información respecto a muchos proveedores y los productos y servicios que ellos ofrecen.

 Información de otros compradores. Realizar prácticas como el benchmarking nos permite conocer las experiencias de otros organismos públicos o privados respecto del trato con proveedores, complejidades a considerar de productos o servicios de ciertos rubros, resultados obtenidos a partir de sus procesos de abastecimientos, indicadores, etc.

La información externa es fácil de encontrar y existe en gran cantidad, es por esto que debemos saber establecer filtros de entrada para manejar sólo información de calidad. Es recomendable utilizar como filtro la fuente de origen de la información, pues si utilizamos información de fuentes confiables y formales, como por ejemplo la publicada en el portal ChileCompra, se garantizará información de calidad.

La aplicación práctica de la información mencionada, se podrá ver más adelante cuando se describa la elaboración de indicadores y se muestren algunos ejemplos.

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¿Qué información registrar y cómo?

El proceso de abastecimiento y cada una de sus etapas tienen distintos requerimientos y resultados esperados. Sobre la base de aquellos, debemos definir qué es lo que se espera de cada uno para que el proceso completo se realice correctamente, es decir, establecer metas. Estas metas obviamente lograrán que nuestra organización sea más eficaz, eficiente y transparente.

El cumplimiento de los objetivos de cada etapa dependerá en gran medida de las decisiones intermedias que se tomen. En algunos casos, es posible conocer previamente las decisiones que se deberán tomar y en otros no es tan claro; sin embargo se pueden estimar en alguna medida.

Sobre la base de los objetivos y las decisiones que se deberán tomar para alcanzarlos, se debe determinar la información que será útil.

Cuando es posible estandarizar la información necesaria, es conveniente diseñar indicadores que se valoricen permanentemente y que permitan conocer y comparar su valor con medidas máximas, mínimas y estándares determinados previamente, acordes a los objetivos que se desean alcanzar. Además, se pueden realizar comparaciones con los indicadores de otros organismos compradores, respecto a los tipos de indicadores utilizados, los valores alcanzados, etc.

Dadas las características de las decisiones que se toman día a día, en muchas ocasiones necesitamos información de mayor o menor complejidad, es por esto que debemos ser capaces de gestionarla y adecuarla a nuestros requerimientos.

La gestión de información puede entenderse como la capacidad de nuestra organización para registrar, procesar, almacenar y distribuir la Información, asociada a la gestión estratégica, táctica y operativa de la organización.

La gestión de información debe coordinar los recursos dispersos en la organización, haciendo énfasis en el contenido de la información por sobre el medio que la soporte, considerando que el gasto en información es para obtener beneficios y/o ahorro de costos. En resumen, gestionar información es definir:

 ¿Cuál es la información necesaria?

 ¿Dónde se registran los datos para obtenerla?  Especificaciones de datos a registrar

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 Mecanismos de registros de los datos  Modo de distribución de manera oportuna  Usos oportunos para la toma de decisiones

1.1. Indicadores de compras públicas

Los indicadores miden el comportamiento de una variable para evaluar el grado de cumplimiento que se ha alcanzado con respecto a lo planificado previamente, cómo se están desarrollando los procesos operacionales y cuán eficientes somos en cada uno de ellos. Los indicadores de gestión operacional se clasifican de acuerdo a lo que se busca medir con ellos en:

 Actividad: mide las salidas o productos de una unidad, proceso o programa.

 Costo: Mide los desembolsos controlables o variables de la organización, asociados a una unidad, proceso o programa.

 Eficacia: Mide el grado en que se logran los objetivos de una unidad, proceso o programa.

 Resultado: Mide el impacto final de un proceso o programa.

La medición de la gestión global del proceso de abastecimiento requiere del desarrollo de un grupo armónico y sistemático de indicadores que abarquen, con un adecuado conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de costo, eficacia, actividad y eficiencia, que permitan obtener información, como por ejemplo:

 Calidad del resultado de la compra o contratación  Costo presupuestado y ejecutado

 Grado de ajuste al calendario acordado  Grado de satisfacción de los usuarios

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