PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES

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Expediente nº 2017-035301 Área: Economía y Hacienda

PLIEGO

DE

PRESCRIPCIONES

TÉCNICAS

PARTICULARES

Objeto:

SUMINISTRO DE PAPEL Y MATERIAL DE

OFICINA PARA EL AYUNTAMIENTO DE BILBAO Y

SUS ENTIDADES LOCALES DEPENDIENTES

Elaborado por:

Jefe de Sección de Compras:

Con el visto bueno de:

Director de Presupuestos y Servicios Generales:

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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL SUMINISTRO DE PAPEL Y

MATERIAL DE OFICINA CON DESTINO A LAS DIFERENTES ÁREAS Y

SERVICIOS MUNICIPALES PARA LOS EJERCICIOS 2018-2021

1.

OBJETO

Es objeto del contrato el suministro sucesivo y distribución del material consumible de oficina con destino a las diferentes Áreas y Servicios Municipales y para las entidades dependientes del Ayuntamiento de Bilbao.

El suministro se realizará de forma sucesiva y por precio unitario, y cuya cuantía total no se determina de antemano, quedando subordinadas las entregas a realizar por la/s empresa/s adjudicataria/s a las cantidades que se soliciten en cada ocasión, durante el plazo de duración del contrato.

Las entidades del sector público dependientes del Ayuntamiento de Bilbao adheridas al sistema de contratación centralizada del Ayuntamiento de Bilbao son las siguientes:

• Sociedad Urbanística de Rehabilitación de Bilbao, (SURBISA)

• Bilbao Musika

• Centro Informático municipal de Bilbao (CIMUBISA)

• Viviendas Municipales de Bilbao

• Bilbao Zerbitzuak

• Funicular Artxanda

• Bilbao Ekintza

• Teatro Arriaga

• Bilbao Kirolak

2.

ARTÍCULOS INCLUIDOS EN EL CONTRATO

LOTE 1 PAPEL RECICLADO Y FABRICADO A BASE DE FIBRA VIRGEN

Se incluyen en este lote cuatro artículos:

- Papel reciclado en formato A4

- Papel reciclado en formato A3

- Papel fabricado a base de fibra virgen en formato A4

- Papel fabricado a base de fibra virgen en formato A3

LOTE 2MATERIAL DE OFICINA

Se consideran incluidos en el contrato todos los artículos del catálogo de la empresa adjudicataria siempre que se califiquen como material de oficina, es decir, papel (excepto los

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del lote 1), blocs y cuadernos, material de escritura y corrección, material de archivo, o artículos generales de oficina,

Quedarán excluidos del objeto del contrato aquellos artículos que formando parte del catálogo general la empresa adjudicataria no sean material de oficina, como por ejemplo mobiliario, equipos informáticos, limpieza e higiene o consumibles de impresión.

En el anexo 1 se detallan los consumos de los artículos más demandados por parte del ayuntamiento de Bilbao en los últimos dos años.

La/s marca/s o modelo/s indicado/s deben entenderse a título orientativo, pudiendo ser por tanto sustituidos por otras similares o equivalentes de similar calidad. No se admitirán, sin embargo, artículos sin marca o que ésta no se encuentre registrada.

Este anexo es una relación no exhaustiva del material de oficina utilizado por el Ayuntamiento y sus Entidades Locales Dependientes, y se utiliza a efectos de valoración económica y de calidad de los artículos más utilizados.

La contratación respecto a los artículos de catálogo no incluidos en el Anexo 1 no tendrá carácter exclusivo, reservándose el Ayuntamiento el derecho a adquirir en el mercado cualquiera de los materiales objeto de esta contratación siempre que exista una justificación por la diferencia de precio.

El importe a facturar respecto a los artículos de catálogo no incluidos en el Anexo 1 tendrá un límite de un 5% del importe adjudicado en el contrato.

3.

CARACTERISTICAS MEDIOAMBIENTALES

LOTE 1

Se exigen las siguientes características medioambientales para los productos correspondientes a papel A4 y A3 reciclado y ecológico.

Papel reciclado, deberá responder a las siguientes características:

A. Papel con un mínimo de contenido en fibras post-consumo de un 65%.

B. Tendrá un brillo mínimo de 80 según la norma ISO 2470 o equivalente o bien una blancura mínima de 85 según la norma ISO 11475 o equivalente.

C. No se utilizará cloro, ni derivados del cloro en su fabricación (TCF) D. El gramaje del papel será como mínimo de 80 gr/m2.

Asimismo, este papel deberá ser apto para su uso en las máquinas fotocopiadoras e impresoras que utiliza el Ayuntamiento y deberá presentarse en paquetes de 500 unidades debidamente forrados, en cajas de 5 paquetes.

Papel a base de fibra virgen deberá responder a las siguientes características:

A. Papel procedente de madera de bosques gestionados de forma sostenible, acreditados mediante etiquetado FSC o PEFC.

B. Tendrá un brillo mínimo de 100 según la norma ISO 2470 o equivalente o bien una blancura mínima de 105 según la norma ISO 11475 o equivalente.

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D. El gramaje mínimo del papel será de 75 gr/m2.

Asimismo, este papel de ambos tipos, deberá ser apto para su uso en las máquinas fotocopiadoras e impresoras que utiliza el Ayuntamiento.

LOTE 2

La empresa adjudicataria deberá poner a disposición del contrato un catálogo verde, en el que se puedan identificar de forma sencilla los artículos que tienen características especialmente relevantes desde un punto de vista medio-ambiental.

4.

CONDICIONES DEL SUMINISTRO Y DE LA ENTREGA

La empresa suministradora deberá entregar el material en perfectas condiciones de conservación. El almacenaje y transporte del material objeto de contratación, deberá realizarse en las debidas condiciones para que no se altere su calidad por causas de humedad u otras circunstancias.

El precio cierto de los sucesivos suministros resultará de aplicar los precios ofertados a las unidades entregadas. En el precio se entenderán incluidos todos los gastos de transporte, y se incluye el reparto a los diferentes centros municipales.

El Anexo 1 de este Pliego contempla las unidades de empaquetado actuales de los distintos productos solicitados por el Ayuntamiento, así como las unidades de empaquetado máximas permitidas. Durante la ejecución del presente contrato las unidades de empaquetado serán las indicadas por la/s empresa/s adjudicataria/s en su oferta.

Si durante la vida del contrato las unidades de empaquetado indicadas por la/s empresa/s adjudicataria/s cambiaran, el precio ofertado variará, automáticamente, de forma proporcional a dicha cambio, siempre y cuando se encuentren dentro de las unidades de empaquetado máximas permitidas. Cualquier otra cambio en las unidades de empaquetado requerirá el consentimiento expreso del Ayuntamiento.

En el caso de que algún producto de los comprendidos en el Anexo 1 resultara descatalogado, deberá presentarse otro equivalente al ofertado que se pagará al mismo precio que la referencia a la que sustituye.

No se aceptará la entrega de un artículo diferente al solicitado por motivos de falta de stock o porque se haya descatalogado sin la autorización expresa del Ayuntamiento de Bilbao.

El material objeto de este contrato será suministrado directamente por el proveedor en cada uno de los puntos de entrega con una frecuencia mínima de una entrega a la semana.

Se adjunta, a efectos informativos, un listado de los actuales puntos de entrega en el Anexo 2 (excluyendo los puntos de entrega de los entes locales dependientes del Ayuntamiento de Bilbao).

Este listado puede verse alterado a lo largo de la vida del contrato por incorporación de nuevos puntos de entrega o eliminación de puntos de entrega obsoletos siempre que los nuevos puntos se encuentren dentro del término municipal de Bilbao o en los municipios limítrofes. La modificación en tal sentido no supondrá la variación en la facturación de los suministros.

Los puntos de entrega para entes dependientes del Ayuntamiento de Bilbao serán sus respectivas sedes sociales, excepto en el caso de Bilbao Ekintza, para el que se definen los siguientes puntos de entrega:

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• Oficina Bilbao Turismo Guggenheim. Alameda Mazarredo 66, 48009 Bilbao

• Bilbao Arena. Askatasuna 13 - 48003 Bilbao

Los materiales incluidos en el Anexo 1 serán entregados en un plazo máximo de cinco días laborables (no se computan sábados y festivos). Para el resto de los artículos se establece un plazo máximo de diez días laborables.

En todo caso la/s empresa/s adjudicataria/s deberá/n mantener un stock suficiente de material para asumir las peticiones y entregarlo dentro de los plazos indicados.

A efectos del cómputo de plazos se entenderán como festivos los del calendario laboral de la provincia de Bizkaia.

Se establecen como vacaciones el mes de agosto y el periodo comprendido entre el 24 de diciembre y el 1 de enero. No obstante se atenderá a lo indicado por la/s empresa/s adjudicataria/s en su oferta.

El material entregado podrá ser objeto de devolución por presentar anomalías o deficiencias en su recepción, bien porque no se corresponda con lo realmente solicitado o porque sea defectuoso, dejando, en este caso, constancia de la causa especifica que motiva el rechazo en la recepción del producto.

La/s empresa/s adjudicataria/s estará/n obligadas a su retirada y sustitución por material adecuado. Los costes asociados a dicha devolución correrán a su cargo.

La/s empresa/s adjudicataria/s deberá/n entregar un albarán por cada punto de entrega en el que se realice el suministro, que deberá adjuntarse a la factura, debidamente firmado por el/la receptor/a del material.

No se establece un importe mínimo de pedido. A efectos informativos, durante 2015 y 2016 se han realizado el siguiente número de pedidos:

PEDIDOS 2015 2016

ARTÍCULOS DE LOTE 1 437 440

ARTÍCULOS DE LOTE 2 661 712

PEDIDOS TOTALES REALIZADOS 721 765

“NOTA: Durante los años 2015 y 2016 el mismo proveedor ha suministrado productos de los dos lotes, por lo que en el mismo pedido podía haber productos de cada uno de los lotes.”

5.

FORMA DE COMUNICACIÓN

A efectos de comunicación con la/s empresa/s adjudicataria/s, ésta/s deberá/n facilitar una dirección de correo electrónico. Se admitirá, por lo tanto, la comunicación vía electrónica para todos los efectos durante la tramitación del contrato y una vez adjudicado el mismo.

La/s empresa/s adjudicataria/s deberá/n poner a disposición del Ayuntamiento para su atención un número de teléfono para la solicitud de servicios. El citado número de teléfono no podrá ser de tarifación especial (901, 902, 806…).

Asimismo, deberá nombrar un único interlocutor/a como responsable de la ejecución del contrato.

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6.

APLICACIÓN PARA LA GESTION DE PEDIDOS

La/s empresa/s adjudicataria/s deberá/n disponer de una herramienta web que permita realizar los pedidos directamente sobre su sistema. Esta página web deberá funcionar tanto en Internet Explorer 11 como en Chrome, y deberá como mínimo contar con las siguientes funcionalidades:

- Usuarios/as de los diferentes servicios y áreas municipales. El número de usuarios será de aproximadamente 60, cada uno con su correspondiente contraseña. Cada uno de los/las usuarios/as tendrán uno o varios puntos de entrega asociados. Las acciones que estos/as usuarios/as pueden realizar serán las siguientes:

o Visualización del catálogo de artículos relacionados en el Anexo I,

incluyendo el código del artículo propio del Ayuntamiento, descripción, características medioambientales, precio y una fotografía

o Visualización del resto del catálogo de artículos del proveedor,

incluyendo al menos referencia del proveedor, descripción, y fotografía

o Creación de solicitudes de pedidos

o Seguimiento solicitudes de pedidos (estado de la misma: aprobado o

no aprobado, servido, servido parcialmente…)

o Herramientas de ayuda para crear pedidos como copia de otros

pedidos o gestión de artículos favoritos

- Usuarios/as del departamento de Compras. El número de usuarios/as será de aproximadamente 3. Tendrán asociados todos los puntos de entrega del Ayuntamiento. Las acciones que estos usuarios/as pueden realizar serán las siguientes:

o Visualización del catálogo de artículos relacionados en el Anexo I,

incluyendo el código del artículo propio del Ayuntamiento, descripción características medioambientales, precio y una fotografía

o Visualización del resto del catálogo de artículos del proveedor,

incluyendo al menos referencia del proveedor, descripción, precio y fotografía

o Creación, modificación y anulación de solicitudes de pedidos (propias y

del resto de los usuarios/as)

o Validacion de las solicitudes de pedidos. Cuando una solicitud sea

validada se considera que se ha realizado el pedido al proveedor, hasta ese momento se considera como una mera petición de presupuesto.

o Seguimiento solicitudes de pedidos (estado de la misma, aprobado o

no aprobado, servido, servido parcialmente, facturado, devuelto…)

o Herramientas de ayuda para crear pedidos como copia de otros

pedidos o gestión de artículos favoritos

La/s empresa/s adjudicataria/s se compromete/n a implantar la aplicación en un periodo máximo de dos meses desde la fecha de adjudicación del contrato. Hasta la implantación las peticiones se realizarán vía correo electrónico o cualquier otro medio admitido por el Ayuntamiento de Bilbao.

La/s empresa/s adjudicataria/s deberá/n proporcionar la formación necesaria para el manejo de la aplicación a los diferentes usuarios/as, debiendo además proporcionar un manual de

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usuario que contenga la información relativa a las opciones mínimas requeridas, así como, en su caso, las adicionales ofertadas.

7.

FACTURACION

La/s empresa/s adjudicataria/s presentará/n factura mensual por los suministros realizados de conformidad en el periodo. Se facturará siempre en función del material servido, no del material solicitado.

Al realizar la facturación se realizará un listado en formato Excel o similar con el detalle de las referencias facturadas, indicando los datos relativos a los albaranes (punto de entrega, fecha de entrega, cantidad servida) y los pedidos (precio de venta, fecha de pedido, referencia solicitada, cantidad solicitada).

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