PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE SUMINISTRO Y MANTENIMIENTO DE IMPRESORAS DEL AYUNTAMIENTO DE MONZÓN.

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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE

SUMINISTRO Y MANTENIMIENTO DE IMPRESORAS DEL

AYUNTAMIENTO DE MONZÓN.

1. Objeto del contrato.

El objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas es la determinación de las condiciones técnicas para el suministro, instalación y mantenimiento de los cuatro puntos siguientes:

1. Máquinas multifuncionales: copiadoras e impresoras. 2. Sistema de coste por copia y mantenimiento de equipos. 3. Software de gestión de impresión.

4. Software de gestión documental.

2. Requerimientos de tipo general.

Todos los equipos multifuncionales y software de gestión necesario se adquieren bajo la modalidad de alquiler. Todos los equipos actuales, a excepción del que se encuentra en la Banda La Lira, Ricoh Aficio 1018, son propiedad del Ayuntamiento y será el Ayuntamiento quien decidirá si el licitador lo retira o si se reutiliza para otras dependencias.

El presupuesto anual máximo del que dispone el Ayuntamiento es de 17.000 euros (IVA no incluido). En este presupuesto se ha de incluir la cuota del alquiler de los equipos, el software necesario y el coste de las copias mínimas que el Ayuntamiento se compromete a realizar.

El coste por copia máximo es de 0,007 euros en copias B/N y 0,070 euros en copias color (IVA no incluido).

El número mínimo de copias al mes que se sacarán en el total de equipos del Ayuntamiento será 20.000 copias en blanco y negro y 5.000 copias en color. El licitador puede solicitar al Ayuntamiento la documentación que crea conveniente relativa a las copias de las máquinas actuales.

La oferta económica se debe desglosar y detallar de forma que se vea claramente el precio de cada uno de los cuatro puntos. En concreto, para el punto número 2, se especificará claramente el coste por copia en B/N y en color.

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Toda la instalación del Software necesario la realizará el licitador sin que se requiera dedicación por personal del Ayuntamiento. Previamente el Ayuntamiento facilitará al licitador los medios que necesite para la instalación del software: direcciones de las máquinas, espacio en servidor, virtualizaciones, usuarios de dominio, etc.

Durante la duración del contrato, la retirada de residuos será sin coste para el Ayuntamiento. El licitador proporcionará un contenedor para los residuos que se generen y procederá a retirarlo cuando esté lleno.

Tanto equipos como software que se suministren, deberán llevar Manual de Uso en castellano, en versiones en papel y digital y el licitador proporcionará a los usuarios del Ayuntamiento la formación necesaria acerca del uso de los equipos y del software instalado.

Se presentarán mensualmente dos facturas al Ayuntamiento: una con la cuota resultante del alquiler de equipos y software y otra con el consumo de coste por copia desglosado por máquina. No habrá ningún cargo más al Ayuntamiento.

El plazo máximo de implantación será de dos semanas después de la firma del contrato. En dicho tiempo deben ser instalados los equipos y puestos en marcha. Cualquier nuevo dispositivo que se solicite se entregará en un tiempo inferior a dos semanas.

El licitador realizará la implantación a través de un interlocutor único que coordinará la puesta en marcha con el Técnico de Sistemas del Ayuntamiento.

3. Criterios de adjudicación.

Los criterios de adjudicación serán comunes para los cuatro puntos que componen la oferta.

CON VALORACIÓN OBJETIVA:

Sobre 100 puntos: Puntos

OFERTA ECONOMICA

50

Mejoras económicas oferta 50

OFERTA TÉCNICA

20

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Mejoras técnicas software de control de impresión 5 Mejoras técnicas software de gestión documental 5

BAJO JUICIO DE VALOR:

Sobre 100 puntos: Puntos

OFERTA TÉCNICA

25

Mejoras técnicas de equipos 10

Mejoras técnicas software de gestión y gestor documental 5 Mejoras de calidad 10 RECURSOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 5

Recursos técnicos y humanos propuestos para la prestación del servicio. Servicio de atención de incidencias, soporte y atención al cliente

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De los 100 puntos, 70 puntos corresponden a un criterio objetivo en base a los criterios expuestos en el cuadro anterior y 30 puntos se valorarán por personal del Ayuntamiento, quién justificará con la oferta presentada la puntuación que crea conveniente en base al cuadro anterior.

Las mejoras económicas, técnicas y de calidad se especifican, junto a su puntuación, en cada uno de los puntos de este pliego.

Se ha de presentar una oferta conjunta de los cuatro puntos. Si no se tiene en cuenta alguno de ellos, no se tendrá en cuenta la oferta presentada.

En el sobre B se adjuntará la documentación relativa a los criterios sometidos a un juicio de valor y en el sobre C se adjuntará la documentación que corresponde a criterios de valoración objetiva junto con lo determinado en el pliego de condiciones administrativas.

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PUNTO 1: Equipos.

Condiciones mínimas.

Actualmente el Ayuntamiento de Monzón quiere cambiar el siguiente parque de equipos multifuncionales. En la siguiente tabla se detalla el número de copias de las máquinas en el último mes.

Nombre Copias negro/mes Copias color/mes SAC-MPC2500 2002 2328 Policia local- MP161SPF 1239

Policia local- OKI 766 1057

Multas-MP161SPF 1189 Alcaldía-MP161SPF 98 Secretaría-Kyocera 4551 5851 9889 Secretaría-OKI 826 590 Urbanismo-Kyocera 4551 7871 3280 Intervención-Canon 5030 117 3554 Cultura-MPC3001 2789 2977 La Lira-Aficio1018 1039 María de Maeztu-MP161SPF 1083 Espacio Joven-MP2000SP 193 Brigada-MPC2050 1035 590 Centro Cívico-Canon 5030 1218 567 Escuela Infantil-MPC2800AD 763 2369 Biblioteca-MPC2050 4768 3298

Pabellón Los Olímpicos-Canon 5030 1330 175

Pabellón Saludas-Canon 5030 648 0

La solución propuesta por el Ayuntamiento, han de ser equipos láser nuevos y se describe en la siguiente tabla.

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Nombre Ubicación I F A3 C Ep Tipo Ppm M Observaciones

SAC Oficina SAC X X X X X MFCA3 40 X 3 bandejas (2 A4 y 1 A3) Policía local Mostrador Policía X X X X X MFCA3 40 X 3 bandejas (1 A4, 1 A5 y 1 A3)

Multas Despacho Multas X X X MFCA4 30

Alcaldía Alcaldía X X X MFCA4 30

Secretaría Mostrador Secretaría X X IMCA4 30 2 bandejas Intervención Recaudación X X X X MFCA3 30 X

Cultura Cultura X X X X MFCA3 40 X

Centro Cívico Centro cívico, mostrador X X X X MFCA3 30 X Banda la Lira Centro cívico, 2ª planta X X X X MFCA3 30 X Olímpicos Pabellón Los Olímpicos X X X X X MFCA3 40 X Saludas Pabellón Saludas X X X MFCA4 30 Escuela Escuela Infantil X X X X MFCA3 30 X Biblioteca Biblioteca municipal X X X MFCA3 30 X Brigada Brigada de servicios X X X X MFCA3 30 X

I: impresora F: fotocopiadora

A3: admite impresiones y copias en A3 C: admite copias en color

EP: Escáner producción Ppm: Páginas por minuto M: Mueble

Los equipos con Escáner de Producción (EP) han de tener las siguientes características especiales:

- Número mínimo de originales en bandeja ha de ser de 100. - La velocidad de escaneo ha de ser mínimo de 70 ppm.

- Debe disponer de sensor de páginas, es decir, que escanee los mismos documentos que originales, sin saltarse ninguno.

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La oferta deberá presentar un cuadro resumen con las características técnicas de cada uno de los equipos destacando las características adicionales que se consideren importantes con el formato de Tabla1:

Características Equipo1 Equipo2 EquipoN

Velocidad máxima

Velocidad primera impresión B/N Velocidad primera impresión color Memoria

Resolución ppi Disco Duro

Gramaje de papel admitidos Módulos adicionales

Otras características de interés 1 …

Otras características de interés n

En esta tabla no hay que detallar si la multifunción dispone de escáner a doble de cara de una sola pasada ya que se trata de mejora técnica puntuable de manera objetiva. Las características mínimas de los equipos son:

- Las máquinas que tenemos ahora Canon (IFM, Intervención, Centro Cívico y las dos de deportes) están en alquiler y, para proceder a su cambio hay que respetar las fechas en que el contrato vence, en Mayo. Si el licitador quiere poner sus equipos antes de estas fechas, deberá asumir la penalización que Canon nos ponga.

- Todos los equipos han de integrarse en la red del Ayuntamiento, bajo servidor de impresión de Microsoft WS 2008 EE R2.

- El licitador instalará en todos los puestos de las dependencias municipales las máquinas necesarias. Este trabajo no conllevará dedicación de ninguna persona del Ayuntamiento.

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- Las impresoras sabrán identificar mediante el Directorio Activo el usuario que ha mandado la impresión para llevar contabilidad de las copias.

- Las copiadoras deberán gestionar mediante código de validación o PIN de seguridad, el usuario que está haciendo las copias.

- Se deberá tener la opción de discriminar usuarios o trabajos para los que sea necesaria una acreditación para procesar la impresión. La impresión en los equipos podrá dirigirse a una cola de impresión. Cuando el usuario se sitúe delante del dispositivo elegido, se podrá validar e imprimir su trabajo. Cuando se mande un trabajo a imprimir y requiera que el usuario lo libere, nunca se bloqueará la cola de impresión.

- Todos los equipos han de saber trabajar con lenguajes de impresión PCL originales y soportarán Sistemas Operativos Windows 7 y Windows XP. - La resolución óptica de los escáneres ha de ser mayor o igual a 600 dpi.

PUNTO 2: Mantenimiento.

Condiciones mínimas.

Se debe definir un sistema de coste por copia único, independiente de la máquina que realice las copias.

El precio de las copias ha de ser el mismo desde la copia número uno. No habrá un mínimo de copias por equipo, sino uno global a nivel de Ayuntamiento que se especifica en el apartado “Requerimientos de nivel general”. No se establecerán tramos de precio por copia en función de las copias realizadas. Los consumibles han de ser los originales de la marca, no han de ser marcas blancas ni reciclados.

Se incluirán como consumibles todos los elementos que, por el uso y desgaste natural de la máquina, necesiten ser cambiados. Se incluirán tóneres, tambores, fusores, bandas de transferencia o cinturones de arrastre, bote de tóner residual y todo aquello que se agote por el uso de la máquina. Todos estos elementos se han de reponer por el licitador mientras se mantenga contrato de coste por copia en el equipo, independientemente del tiempo de garantía o edad del equipo. De la misma manera, mientras esté activo el contrato de mantenimiento, cualquier avería de los equipos será asumida por el licitador, incluyendo piezas y mano de obra.

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El cálculo del precio se hace en base a la media de copias realizadas en el Ayuntamiento en el último año, lo cual no quiere decir que se vayan a seguir haciendo este volumen de copias. El precio del coste por página será el mismo para las copias que estén por encima de esa cantidad, es decir, el precio del exceso será el mismo. El Ayuntamiento podrá solicitar al licitador que se persone un técnico para la sustitución de cualquier recambio o consumible que requiera la máquina.

El servicio de mantenimiento deberá incluir salidas y mano de obra, tóneres, elementos fungibles, partes, piezas y repuestos en general necesarios para mantener en perfecto estado de funcionamiento sin coste adicional para el Ayuntamiento.

Mientras esté activo el contrato de mantenimiento, el licitar ha de garantizar, sin coste para el Ayuntamiento, que los equipos están en perfecto estado de uso, independientemente de la antigüedad del aparato. Si la máquina presenta síntomas de deterioro, envejecimiento, problemas continuos, el licitador deberá sustituir el equipo por otro de características similares.

PUNTO 3: Software de gestión de impresión.

Condiciones mínimas.

Con este software se deben de poder gestionar todos los equipos del Ayuntamiento. Esta aplicación residirá en el servidor del Ayuntamiento con Sistema Operativo WINDOWS SERVER 2008 ENTERPRISE R2. En cada una de las sedes remotas que no tengan conexión en red con el Ayuntamiento se instalará la aplicación en uno de los equipos de la sede.

El licitador ha de configurar todos los equipos, con usuarios y permisos. Las preferencias de impresión de todos los equipos ha de ser en blanco y negro por defecto. Si se quiere imprimir en color en cualquier equipo, ha de obligar al usuario a seleccionarlo cada vez que quiera imprimir en color, incluso una vez que ya ha imprimido en color en el mismo día.

En la oferta se incluirá el coste del software y el mantenimiento del mismo durante la duración del contrato.

Las características mínimas son:

- Automatizar la lectura de contadores y generación de forma automática de facturación que pueda ser transmitida al licitador.

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- Automatizar el control de los niveles de consumibles creándose automáticamente pedidos de nuevos consumibles cuando sea necesario. De la misma manera llevará de manera automática el control del estado de otros recambios que no sean consumibles, como por ejemplo, tambores y mandará de manera automática el pedido cuando sea necesario.

- Control por equipo multifuncional de los trabajos de impresión que está haciendo o ha realizado un usuario.

- El sistema deberá controlar el acceso a las diferentes funciones del equipo (copia, impresión, escaneo, etc)

- El sistema podrá enviar informes por usuario, centro de coste, departamento al supervisor/es o personas que se designen a tal efecto para el control de las mismas de forma automatizada pudiéndose configurar el período de tiempo de dichos informes.

- Se podrá otorgar autorizaciones para el copiado e impresión a color o BN en función de las credenciales del usuario. Se deberá poder configurar cuotas de impresión y copiado a nivel de usuario.

- Diagnóstico de incidencias de los dispositivos en remoto. Sistema de alertas.

- Gestión remota del parque de equipos y configuración de los mismos. - Se identificará para cada trabajo de impresión los siguientes datos:

o Nombre de usuario

o Nombre del trabajo enviado al equipo o Fecha del trabajo

o Número de páginas

o Características del trabajo: Color, ByN, Dúplex, nº de copias.

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PUNTO 4: Software de gestión documental.

Condiciones mínimas.

El Software de Gestión Documental se instalará en servidor con S.O. Windows Server 2008 con SQL Server. El licitador ofertará el software con cinco licencias concurrentes, pero igualmente ofertará la ampliación de este número de licencias.

En la oferta se incluirá el coste del software y el mantenimiento del mismo durante la duración del contrato.

Como mínimo la aplicación cumplirá: - Almacenamiento local. - OCR automático.

- Se debe apoyar en modelo de datos relacional, concretamente SQL Server 2008.

- Gestión documental centralizada para almacenar todos los documentos de manera segura y accesible.

- Generación de índices manual y automáticamente para facilitar la posterior búsqueda.

- Seguridad en los documentos, los documentos indexados se tienen que mantener seguros mediante autenticación de usuarios, políticas de acceso, trazabilidad y backups programados.

- Posibilidad de acceder a los documentos desde su PC de la red del Ayuntamiento que tenga instalado el programa.

- Posibilidad de control de versiones, al modificar un documento, se genera automáticamente una nueva versión del documento.

- Posibilidad de maquetación de los documentos con el logo y escudo municipal, generando documentos para impresión con acabados profesionales.

- Interacción entre los dispositivos y la gestión documental, enviar directamente los documentos escaneados y los faxes desde el dispositivo al archivo electrónico.

- Posibilidad de integrar documentos con el programa en los formatos de archivos más utilizados pdf, Word, Excel…

- Generación de documentos escaneados de larga duración (estándar PDF/A-1b) de forma automatizada.

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CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTOS BAJO JUICIO DE VALOR

Mejoras técnicas a valorar.

a. EQUIPOS.

Se valorarán con 10 puntos, los siguientes aspectos: - Consumo energético.

Tanto en funcionamiento como en reposo, se tendrá en cuenta el consumo eléctrico, valorando positivamente la oferta de menor consumo.

- Facilidad de uso.

Los equipos han de ser sencillos de usar y sencillos de configurar. Se valorará positivamente el menú de la máquina, que sea táctil, en color, etc.

- Formación a los usuarios.

A los distintos usuarios del Ayuntamiento, se les dará explicación de las utilidades básicas de los equipos.

- Integración de los equipos en las instalaciones.

Se valorará que los equipos no tengan un tamaño excesivo, que no emitan demasiado ruido, que tenga una imagen moderna, etc

- Características técnicas de Tabla1.

Con las mejoras en las características de la Tabla1 respecto a las condiciones mínimas. En este punto se valorará si el licitador propone algún equipo de mejores características que las señaladas.

- Solución global con los equipos Kyocera.

Se valorará que se proponga una solución global de impresión en la que se contemple la integración de los dos equipos Kyocera en el plan de equipos del Ayto o su sustitución por equipos similares en características, uso, garantías, etc.

b. SOFTWARE DE CONTROL DE IMPRESIÓN

Se valorará con 2 puntos, los aspectos que el licitador exponga relacionados con la formación que se impartirá a los usuarios, el soporte posterior a la implantación y la integridad del software con equipos de otras marcas.

c. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Se valorará con 3 puntos, los aspectos que el licitador exponga relacionados con la formación que se impartirá a los usuarios y el soporte posterior a la implantación.

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Mejoras de calidad a valorar.

Con un total de 10 puntos, se valorarán los siguientes apartados de calidad del mantenimiento:

- Tiempo de resolución de averías.

Se valorará el tiempo en que el licitador se compromete a resolver cualquier incidencia que se produzca tanto en equipos como en la reposición de piezas incluidas en el mantenimiento.

- Tiempo de repuesto de consumibles.

Se valorará que los consumibles se entreguen al día siguiente de que se haya solicitado el repuesto.

- Botiquín de repuesto de consumibles.

Disponer de al menos un consumible de reserva de negro y de los tres colores para cada uno de los modelos de los equipos del Ayuntamiento y de las sedes remotas.

- Soporte técnico en movilidad de equipos entre dependencias municipales.

- Certificación por la marca del servicio técnico. - Capacidad de reparación de equipos insitu.

Se valorará que en caso de tener que reparar la máquina fuera del Ayuntamiento, se ponga una de sustitución hasta la reparación.

- Actualización y mantenimiento de versiones. - Facilidad de uso de la aplicación.

- Revisión de precios.

El licitador incluirá en este apartado todas aquellas mejoras de calidad que crea convenientes.

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RECURSOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

Se valora, bajo juicio de valor, los siguientes apartados hasta un total de 5 puntos: - Equipo técnico.

- Soporte técnico.

- Cercanía del servicio técnico. - ISO de calidad y medio ambiente. - Plan de implantación.

- Único interlocutor durante y después de la implantación.

El licitador incluirá la información que considere necesaria para la valoración de este apartado.

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CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTOS DE MANERA OBJETIVA

MEJORAS ECONÓMICAS.

La oferta económica la componen la suma de la oferta económica los cuatro puntos descritos anteriormente. Para obtener la valoración total, hay que calcular el coste anual de cada uno de los puntos, de la siguiente manera:

- 1: Equipos.

Oferta económica: precio anual del alquiler de los equipos. - 2: Mantenimiento.

Oferta económica: precio de 240.000 copias en negro y 60.000 copias en color.

- 3: Software de gestión.

Oferta económica: coste anual del software. - 4: Gestor documental.

El coste del programa de gestión documental se ha de incluir en el alquiler de los equipos.

Se otorgarán 40 puntos como máximo a la oferta económica relativa a las prestaciones obligatorias determinadas anteriormente según la siguiente fórmula:

Mejor OFERTA propuesta Puntos = --- x 40

OFERTA estudiada

Se otorgarán 4 puntos como máximo a la oferta relativa al exceso de copias en blanco y negro según la siguiente fórmula:

Mejor coste por copia B/N propuesta Puntos = --- x 4

Coste por copia B/N estudiada

Se otorgarán 6 puntos como máximo a la oferta relativa al exceso de copias en color según la siguiente fórmula:

Mejor coste por copia color propuesta Puntos = --- x 6

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Coste por copia color estudiada

MEJORAS TÉCNICAS.

a. EQUIPOS.

Con un total de 10 puntos, se adjudicarán de la siguiente manera:

Escáner a doble cara con una única pasada en los equipos MFCA3 con EP (escáner de producción)

4 puntos Suministro sistema almacenamiento para la gestión

documental. Ha de disponer de sistema de almacenamiento RAID1 y una capacidad mínima de 2TB.

1 puntos

Si el precio de las copias/impresiones en A3 es el mismo que las copias/impresiones en A4

3 puntos

Si los escaneos son a precio cero 2 puntos

b. SOFTWARE DE CONTROL DE IMPRESIÓN

En base a los siguientes criterios, se darán los siguientes puntos: Reconocimiento usuarios Active Directory.

Si reconoce los usuarios y grupos de usuarios del Active Directory, sincronizando listas de usuarios una vez al día como muy poco

3 puntos

Gestión de avisos.

Avisos al usuario cuando lleve un % de copias del máximo permitido.

0,5 puntos

Informes mensuales con número de impresiones de los usuarios en B/N y color.

1 punto

Despreciar trabajos en cola no impresos después de un tiempo predeterminado.

0,5 puntos

c. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En base a los siguientes criterios, se darán los siguientes puntos:

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Si la aplicación sabe conectar con el actual ERP del Ayuntamiento, en concreto con Registro de Documentos, Padrón de Habitantes e Inventario de Bienes, todo bajo SQL Server 2008, permitiendo consulta de los actuales documentos de dicha aplicación desde el Gestor Documental

3 puntos

Si la aplicación permite usar el Registro de Accesos del que ha de disponer, para el control de los accesos que nos exige la LOPD de las carpetas con contenido de Nivel Alto. Se pretende usar la herramienta del Gestor Documental de Registro de Accesos para tener constancia de los accesos a ciertas carpetas, por lo que se usará el Gestor para acceder a los archivos de dichas carpetas en lugar de acceder desde Windows, como se hace normalmente.

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