1.1 El objeto del Contrato es el suministro, por parte del Contratista de lo siguiente:

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A. INSTRUCCIONES PARA LOS LICITADORES

REFERENCIA DE PUBLICACIÓN:

Auditoría del convenio CRI-H-Hivos, documento “CRI-H-HIVOS Auditoría TdR_Final v1.0 011017”

En las presentes instrucciones se establecen las normas de presentación, selección y aplicación de los contratos financiados dentro del marco de la presente licitación.

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Servicios que se proveerán

1.1 El objeto del Contrato es el suministro, por parte del Contratista de lo siguiente:

Servicios de auditoría externa para el contrato CRI-H-Hivos denominado

Costa Rica: un

modelo sostenible de prevención combinada y atención a la población HSH y Trans

femenina

Léase el documento “CRI-H-HIVOS Auditoria TdR_Final v1.0 100715” adjunto, en los documentos de esta licitación, para conocer el detalle de los servicios requeridos.

1.2 Los suministros deben conformarse enteramente a las Especificaciones Técnicas de los términos de referencia.

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Calendario

FECHA HORA*

Plazo para solicitar aclaraciones a Hivos 7 días antes de la fecha límite de presentación de las ofertas

Hora: 11 a.m. Hora oficial de la República de Costa Rica

Plazo para la comunicación de aclaraciones por el Órgano de Contratación

5 días antes de la fecha límite de presentación de las ofertas.

Todas las aclaraciones se responderán a través de la misma dirección web donde están publicados los Términos de Referencia

Plazo límite de presentación de las ofertas 16 de octubre de 2017

Hora: 3 p.m. Hora oficial de la República de Costa Rica

Sesión de apertura de plicas Durante la

semana del 16 al 20 de octubre de 2017

Según lo decida el comité de adjudicación

Notificación de la adjudicación del Contrato al adjudicatario

Durante la semana del 23 al 27 de octubre

-Firma del Contrato No más allá del 3

de noviembre de

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-2017

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Tipo de contrato

De cantidad fija única y de precio unitario.

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Moneda

Las ofertas se deberán presentar exclusivamente en COLONES moneda oficial de Costa Rica.

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Período de validez

5.1 Las ofertas deben tener una vigencia de al menos 60 días a contar desde la fecha límite de su presentación, según el punto 2.

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Lengua de las ofertas

6.1 Las ofertas, toda la correspondencia y los documentos relacionados con las ofertas que se intercambien entre el licitador e Hivos se deberán redactar en lenguaje español.

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Presentación de las ofertas

7.1 Las ofertas deben recibirse antes de la fecha límite indicada en el punto 2. Deben enviarse a la dirección siguiente:

Dirección:

Organización: Hivos/Proyecto CRI-H-Hivos

Dirección: Boulevard Rohmoser, 300 metros al este, 200 sur y 50 este de Plaza Mayor, San José, Costa Rica

Atención: Federico Rojas Moya/Roxana Jiménez Sojo Teléfono: 2231-0848

Las ofertas se deberán atener a las condiciones siguientes:

7.2 Las ofertas deberán presentarse en un original único, en el que se indicará la mención «original»

7.3 Las ofertas deben recibirse en SOBRE CERRADO antes de la fecha y hora límites establecido en el punto 2.

7.4 Las ofertas, incluidos sus anexos y los justificantes, deben presentarse en un sobre precintado en el que figure exclusivamente:

a) la dirección indicada anteriormente;

b) el código de referencia de la presente licitación, es decir, “CRI-H-HIVOS Auditoría TdR_Final v1.0 011017

c) la mención «No abrir antes de la sesión de apertura de plicas», escrita en la lengua del expediente de licitación.

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Contenido de las ofertas

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Parte 1: Oferta técnica:

 una descripción de los servicios ofertados para el objeto de la licitación, de conformidad con los requisitos exigidos en los términos de referencia.

 Responder explícitamente a los criterios de los numerales 7.1 y 7.2 de los términos de referencia.

Parte 2: Oferta financiera:

 Una oferta financiera de los honorarios a cobrar por el trabajo y las condiciones esperadas de pago solicitadas.

Hivos agradecería si la oferta financiera se presenta bajo las dos siguientes premisas:

A. Bajo un esquema de revisión al final de los 12 meses del año 2017 y al final período semestral del 2018.

B. Bajo un esquema que realice revisiones periódicas, 2 a lo sumo, tanto al RP como a los SR involucrados en el trabajo, únicamente aplicable al año 2017. Para el período semestral del 2018 únicamente aplica una revisión al final del plazo.

En ningún caso Hivos discriminará las ofertas que no planteen ambas opciones de trabajo y se apeguen a lo usualmente practicado, de una única visita al final del período de examen.

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Costes de preparación de las ofertas

Los costes en que incurra el licitador para preparar y presentar su oferta no serán reembolsables y correrán a su cargo.

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Propiedad de las ofertas

Todas las ofertas recibidas en virtud de esta licitación pasan a ser propiedad de Hivos.

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Apertura de plicas

11.1 La sesión de apertura y análisis de las ofertas tiene por objeto comprobar si las ofertas están completas y si, en términos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido.

11.2 Las ofertas se abrirán en sesión privada según lo dispuesto en el punto 2. El Comité levantará acta de la reunión, que es de uso exclusivo de Hivos.

11.3 En la sesión de apertura de plicas deberán anunciarse los nombres de los licitadores, los precios de las ofertas, los descuentos ofrecidos, las notificaciones escritas de alteración y de retirada, la existencia de la garantía de licitación requerida (si procede) y cualesquiera otros pormenores que se considere conveniente externar.

11.4 Tras la apertura de las ofertas no podrá revelarse ningún dato relativo al análisis, a la aclaración, a la evaluación o a la comparación de las ofertas, ni recomendación alguna relativa a la adjudicación del contrato.

11.5 Cualquier intento por parte de un licitador de influir en el Comité de Evaluación durante el examen, la aclaración, la evaluación y la comparación de las ofertas, de obtener información acerca del desarrollo del procedimiento o de influir en la decisión relativa a la adjudicación del contrato tendrá como consecuencia la inmediata desestimación de su oferta.

11.6 Hivos conservará todas las ofertas recibidas tras la fecha límite de presentación de las ofertas indicada en el anuncio de contrato o en las presentes instrucciones. No se aceptará ninguna

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responsabilidad por el retraso en la entrega de las ofertas. Las ofertas recibidas después del vencimiento del plazo de presentación no se tomarán en consideración y no serán evaluadas.

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Evaluación de las ofertas

12.1 Examen de la conformidad administrativa de las ofertas

El objetivo de esta fase es determinar si las ofertas responden en lo esencial a las exigencias del expediente de licitación. Se considera que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en los términos de referencia sin desviaciones ni restricciones sustanciales.

Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al ámbito, la calidad o la ejecución del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitación o limitan los derechos del Órgano de Contratación o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situación, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes. Las decisiones que tengan como efecto declarar administrativamente no conforme una oferta deben justificarse debidamente en las actas de evaluación.

Si una oferta no es conforme con el expediente de licitación, será rechazada inmediatamente y no podrá obtener más tarde la conformidad mediante correcciones o la supresión de las desviaciones o restricciones.

12.2 Evaluación técnica

Una vez efectuado el análisis de las ofertas consideradas conformes desde el punto de vista administrativo, el Comité de Evaluación deberá evaluar la conformidad técnica de cada oferta y lo hará constar en el cuadro resumen que al efecto decidan sus miembros.

12.3 Evaluación financiera

a) Deberá comprobarse la posible existencia de errores aritméticos en los cálculos y en los totales de las ofertas que se hayan considerado técnicamente conformes. El Comité de Evaluación corregirá dichos errores de la manera siguiente:

- cuando exista una discrepancia entre las cantidades expresadas en cifras y las expresadas en letras, prevalecerá la cifra menor. En caso de que el licitador no lo acepte, su oferta será rechazada.

12.4 Criterios de adjudicación

El Comité de Evaluación determinará la fórmula de calificación de las ofertas y la ponderación que adjudicará a cada criterio, técnico y financiero. Todo lo cual deberá quedar razonado en el acta respectiva.

El comité emitirá su recomendación a la dirección del proyecto CRI-H-Hivos. La adjudicación definitiva estará supeditada a la aprobación por parte del Fondo Mundial del auditor designado. No se aceptan reclamos ni observaciones a la decisión de Hivos ni al posterior refrendo por parte del Fondo Mundial.

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Firma del Contrato y garantía de ejecución (o garantía de ejecución)

13.1 El adjudicatario será informado por escrito de que su oferta ha sido seleccionada (notificación de la adjudicación del Contrato). Se pedirá su consentimiento y aceptación de dicha adjudicación y además de las condiciones del contrato, monto y plazos de ejecución. En caso de no aceptación, se considerará a la siguiente oferta y así sucesivamente.

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13.2 Previo a la firma del contrato, las partes afinarán los detalles de esta contratación y se establecerán en dicho documento lo acordado. Además, de un cronograma de las tareas y actividades que el adjudicado se compromete a cumplir. Y cualesquiera otros detalles que por ambas partes sea imperativo para el éxito del trabajo.

13.3 Hivos y el Fondo Mundial se reservan el derecho de finiquitar el contrato tras el primer período de ejecución del mismo, si conforme a su único criterio no se cumplieran las expectativas de tareas esperadas y pactadas.

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Garantía de licitación

No aplica la garantía de licitación.

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Anulación de la licitación

En el supuesto de que se anule la licitación, Hivos debe notificárselo a los licitadores. Si la licitación se anula antes de la sesión de apertura de plicas, se devolverán a los licitadores las plicas cerradas y precintadas.

La anulación puede producirse en los siguientes casos:

cuando la licitación haya quedado desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna

oferta o ninguna de las recibidas merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o económico;

cuando circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hagan imposible la ejecución

normal del proyecto;

cuando todas las ofertas que cumplan los criterios técnicos excedan de los recursos

financieros disponibles;

cuando se hayan producido irregularidades en el procedimiento, en particular si han

entorpecido su desarrollo en condiciones de competencia leal.

cuando la adjudicación del contrato no respete la buena gestión financiera, es decir los

principios de economía, de eficiencia y de eficacia (por ejemplo el precio propuesto por el licitador al que se le ha otorgado el contrato es objetivamente desproporcionado en relación con el precio de mercado).

En ningún caso podrá serle atribuida a Hivos responsabilidad por cualesquiera daños, incluidos, sin carácter restrictivo, los daños por lucro cesante, ocasionados o relacionados en cualquier modo con la anulación de una licitación, incluso en el caso de que Hivos hubiere sido advertido de la posibilidad de la interposición de una reclamación por daños y perjuicios. La publicación de un anuncio de contrato no supone que Hivos contraiga obligación legal alguna de aplicar el programa o ejecutar el proyecto anunciado.

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