La intención del ejercicio de simulacro era reforzar la actitud y ver cómo las personas se sumaron al esfuerzo.

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El viernes 24 de junio, el personal administrativo del CICESE fue convocado por la Dirección Administrativa con la finalidad de presentarles el Proyecto estratégico administrativo, que involucrará la reingeniería de procesos en esta área.

A las 8:30 de la mañana sonó una alarma en cada uno de los edificios del centro; era la señal para que todo el personal administrativo abandonara su área de trabajo y se dirigiera al auditorio institucional, donde los esperaba el equipo Virus de la actitud, que se distinguía por vestir unas batas, tapabocas y gorritos azules. Para entrar al auditorio, todo el personal tuvo que usar un tapabocas y desinfectar sus manos.

La intención del ejercicio de simulacro era reforzar la actitud y ver cómo las personas se sumaron al esfuerzo.

El virus de la actitud

Una vez que todo el personal administrativo estuvo reunido, comenzó la proyección del video "El virus de la actitud", que expone, con una serie de ejemplos, cómo es que la actitud que se tiene en el trabajo logra afectar, positiva o negativamente, la productividad.

El alterado, el perfeccionista, el resistente, el no comprometido, el esparcidor de rumores, el pesimista, son algunas de las actitudes que se contagian y llevan a la pérdida de producción. Sin embargo, mostrar una actitud saludable también se contagia.

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persona reconozca que hay un problema de actitud. Además, los compañeros de trabajo pueden ayudarse entre sí, diagnosticando el problema de actitud, enfocándose en la conducta, no en la personalidad; mostrar cómo su conducta afecta la productividad y reconocer las

causas ocultas de una mala actitud productiva.

Enfrentar los retos en grupo

Después del video, Federico Graef, director general del CICESE, tomó la palabra para señalar que todo lo anterior, tenía que ver con cambios que ya algunos habían estado experimentando.

"Al final del día, estamos todos en este barco, que es el CICESE, y creemos muy importante que se sumen a esto, porque de esa manera será un mejor lugar para todos", dijo.

Comentó que el primer paso que ha dado la administración del CICESE es el análisis autocrítico de cómo se está operando y la nueva disposición al cambio, tanto urgente como necesaria, hacia la automatización de una buena parte de los procesos administrativos que se desarrollan aquí. Con ello se pretende reducir los tiempos de respuesta hacia los usuarios, así como brindar mayor eficiencia y capacidad de atender otras cosas que actualmente pasan de largo por falta de tiempo.

"Seguido oímos que la operación nos rebasa, y no nos da tiempo para pensar y poder planear y organizarnos mejor. Los factores externos que no podemos controlar nos exigen más y mejores servicios con menos gente para llevarlos a cabo", detalló.

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La política del gobierno federal es no incrementar las plazas administrativas, más bien, reducirlas. Pero el CICESE crece en proyectos, crece en infraestructura y, obviamente, hay más cuestiones que atender. Las responsabilidades aumentan, pero está la imposibilidad de contratar más personal administrativo.

El CICESE se enfrenta a un gran reto: hacer más con menos, pero de forma distinta a la que estaban acostumbrados.

"De seguir haciendo lo mismo, nos vamos a ver rebasados. En algunos procesos ya nos vemos rebasados. Este es un gran reto, será un aprendizaje, no sólo para la administración, si no para todos los que formamos la familia CICESE, ya que estamos ligados de alguna manera".

Los cambios que se vienen, dijo, no es un proceso aislado o exclusivo de la administración, es una iniciativa institucional que los administrativos apoyarán. Es un proceso que apoyará y avalará todas las direcciones que conforman el centro.

"Es de vital importancia contar con el apoyo y participación de todos y cada uno de ustedes, en sus ámbitos de competencia, para alcanzar con éxito este cambio hacia procesos simples e innovadores que agreguen valor a lo que hace día a día el CICESE".

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Detalló que uno de los objetivos estratégicos de la institución es mejorar los procesos

administrativos, por lo que será necesario estar conscientes y afrontar con unidad los retos que enfrentarán para hacer del CICESE, nuevamente, un ejemplo a seguir.

Reingeniería de los procesos administrativos

Tras la intervención del director general del CICESE, tomó la palabra Leonor Falcón, directora administrativa del centro, quien dio más detalles sobre un proyecto que han estado llevando a cabo y que involucra la reingeniería de la administración.

Uno de los objetivos estratégicos del CICESE es mejorar los procesos administrativos y para cumplirlo definieron varias estrategias a seguir: sistematizar los procesos que así lo ameriten; optimizar procesos, en tiempos y requisitos; y revisar la estructura y reclusiones de la

administración.

Tras la un análisis se concretó que dos de los procesos más urgentes a optimizar son: viáticos y compras.

Se cree que una de las cosas que los ayudará a cumplir los objetivos planteados es la

automatización, para ello, están analizando dos opciones: comprar una solución que ya esté en el mercado o que personal de Telemática desarrolle los nuevos procesos administrativos o haga mejoras en los que ya se tienen.

De agosto a diciembre planean trabajar en mejoras informáticas, siendo algunos de los resultados que esperan tener: responder de manera más eficiente, en tiempo y calidad, a sus usuarios; disminución y reorganización de las cargas operativas para poder planear nuestro trabajo; elevar calidad de trabajo; así como responder en tiempo a los requerimientos de información las dependencias globalizadoras.

Para finalizar, Leonor Falcón compartió que este proyecto es un ejemplo de lo completo, pero importante y necesario que es empezar a trabajar en equipo dentro del CICESE. Es un

proyecto que ha implicado un esfuerzo considerable de responsabilidad, tiempo y dedicación de todos los involucrados y, para alcanzar los objetivos, se necesita el apoyo de todo.

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